Om du funderar på att ta hjälp av en PR-byrå för att nå ut med ditt budskap, öka uppmärksamheten kring en ny produkt eller sätta en fråga på agendan. Nedan följer 12 råd.

1) Sätt upp dina PR-mål.
Vad vill du uppnå med att anlita en PR-byrå? Formulera konkreta mål, inte för många. Det räcker med två – tre stycken.

2) Vem är din målgrupp
Tänk efter vilka du vill nå. Vem är det som ska köpa din produkt? Vem är det du vill påverka? Det är bra om man som PR-köpare har en klar bild av vilka som ingår i ens målgrupp.

3) Formulera dina budskap
Vilka är företags/produkters budskap? Vad är det för bild av ditt företag/dina produkter du vill sätta?

4) Skriv en brief till PR-byråerna
Skriv en kort bakgrund om ditt företag, dina mål, målgrupper och budskap. Skriv ned vad du önskar att få hjälp med. Din brief vinner på att du ger en indikation om vilken budget du har till förfogande. I briefen är det också bra att berätta hur ni kommer att gå tillväga när ni väljer byrå. Hur många byråer ni kontaktar och när räknar ni med att fatta ett beslut.

5) Kontakta PR-byråer
Hör efter med dina kollegor eller ditt kontaktnät. Vilka PR-byråer har de erfarenhet av. Är de nöjda? Titta på PRECIS medlemslista. Välj byråer som passar din profil. Vill du vara en stor kund hos en liten byrå, eller vill du vara en liten kund hos en stor byrå. Eller spelar det ingen roll? Vill du ha en byrå som är specialiserade på ditt område? Kontakta företagen och ge dem din brief. Boka ett möte och var tydlig med vad du förväntar dig av det kommande mötet.

6) Träffa byråerna
Låt byråerna utifrån din brief ge dig ett förslag på hur de vill samarbeta. Och vilka åtgärder de föreslår att ni ska vidta för att uppnå de mål du satt. Ställ krav på att presentationen ska hållas av de personer som skall genomföra uppdragen. Det är vanligt att man får träffa byråledningen i samband med en s k pitch. Efter det att pitchen är avslutad så genomförs uppdraget av några andra medarbetare vid byrån.

7) Ställ frågor om företagets arbetssätt och rutiner
Hur ska samarbetet gå till? Hur säkerställer man att byrån hänger med och att de har koll på omvärlden? Hur arbetar man med kvalitetssäkring? Finns det någon back-up som kan rycka in om någon i byråns team blir sjuk? Hur rapporterar man till dig? Hur säkerställer man att man når de uppsatta målen?

Ställ oväntade frågor
Under presentationen så är det bra att ställa oväntade frågor, t ex vilket projekt är ni mest nöjda med? Vilket projekt som ni genomfört är ni minst nöjda med? Om du träffar en liten byrå kan det vara bra att ställa frågor om hur de samarbetar med samarbetspartners. Ställ också frågor om personalomsättning. Hur man arbetar med att vidareutbilda sina medarbetare.

9) Be att få referenser
Be att få referenser. Det kan vara nuvarande eller tidigare uppdragsgivare. Om du är tveksam så kan du kanske kontakta någon av företagets befintliga uppdragsgivare och höra efter hur de tycker att samarbetet fungerar.

10) Ställ frågor om ekonomisk stabilitet och betalningsvillkor
Under de senaste åren har PR-branschen förändrats. Många företag har tillkommit. Andra har försvunnit. Som köpare av PR är det viktigt att du fråga om företagets ekonomiska stabilitet. Ställ också frågor om betalningsvillkoren – så att du redan från början vet vilka villkor som gäller.

11) Sammanställ
Jämför de olika byråerna. Vad är bra och vad är dåligt. Vem är mest kreativ? Vilken byrå har mest erfarenhet av mitt område? Vilka tror jag att vi som uppdragsgivare kommer att fungera bäst med (ett bra samarbete bygger på en bra personkemi)? Vilken byrå är dyrast? Var får jag mest för pengarna?

12) Ge feedback
Redan i briefen är det bra att ha en tidsplan för när förslaget/offerten ska vara er tillhanda. När ni återkommer till respektive byrå om ert val av byrå. Det är bra att ge feedback till byråerna som lagt ner resurser på ge er ett bra förslag.

BjM